TITRE III : Organisation et fonctionnement
Article 7 - Assemblée Générale Ordinaire
L’assemblée générale ordinaire comprend tous les membres de l’association à jour de leur cotisation à la date de la convocation ou de la réunion.
Elle se réunit au moins une fois par an sur convocation du président adressée quinze jours avant, en même temps que l'ordre du jour, par voie postale ou électronique.
Tout membre qui ne peut assister à l'assemblée générale, peut s'y faire représenter par un autre membre de l'association.
Un membre ne peut détenir plus de dix pouvoirs.
Le C.A peut y inviter les salariés ou bénévoles, les personnes accueillies et les partenaires de l’association.
L’assemblée générale est présidée par le président ou, à défaut, par l'un des vice-présidents.
Elle ne peut délibérer que sur les questions inscrites à l’ordre du jour.
L’assemblée générale, notamment :
- approuve le rapport moral et le rapport d’activité,
- vote les comptes de l’exercice clos et l’affectation des résultats,
- donne quitus de leur gestion au président et au conseil d’administration,
- valide les orientations à venir,
- procède à la nomination ou au renouvellement des membres du conseil d’administration,
- fixe le montant de la cotisation annuelle,
- désigne le commissaire aux comptes,
- décide des acquisitions, transferts et aliénations de biens immobiliers et de titres de participation de sociétés à prépondérance immobilière,
- décide des emprunts ou constitution d’hypothèques pour un montant supérieur à 150.000,00 € et des baux supérieurs à neuf ans.
Les décisions de l’assemblée sont prises à la majorité des membres présents ou représentés. Le vote s’effectue à main levée sauf si la majorité des membres présents demande un vote à bulletin secret.
En cas d'égalité, la voix du président de l'association est prépondérante.
Article 8 - Assemblée Générale Extraordinaire
L’assemblée générale extraordinaire est convoquée par le président ou à la demande écrite au président du quart des membres de l’association.
Les conditions de convocation sont identiques à celles de l’assemblée générale ordinaire.
L’assemblée générale extraordinaire est seule compétente pour se prononcer sur :
- La modification des statuts, sauf pour la somme plancher des emprunts fixée à l’article 7 qui peut être modifiée par une décision de l’assemblée générale ordinaire, (le projet de modification doit être joint à la convocation)
- La dissolution de l’association,
- La nomination des liquidateurs,
- La dévolution des biens.
L’assemblée ne peut délibérer que si la moitié de ses membres plus un sont présents ou représentés.
Un membre ne peut détenir plus de dix pouvoirs.
Si le quorum n’est pas atteint, l’assemblée générale extraordinaire est convoquée à nouveau, à quinze jours d’intervalle. Elle peut alors délibérer quel que soit le nombre de présents.
Les délibérations sont prises à la majorité des 2/3 des membres présents ou représentés.
Article 9 - Conseil d’Administration
L’association est administrée par un conseil d’administration composé de douze membres au minimum, élus pour 3 années.
Les membres sont rééligibles. Le conseil d’administration est renouvelé chaque année par tiers.
En cas de vacance de poste, le conseil d’administration pourvoit provisoirement à son remplacement par cooptation. La nomination définitive ne peut intervenir qu’après ratification de l’assemblée générale.
Le mandat du membre ainsi élu prend fin normalement au terme du mandat du membre qu’il remplace.
A titre transitoire jusqu’à la tenue de l’assemblée générale de 2017 approuvant les comptes annuels de l’exercice 2016, le C.A est composé de l’ensemble des administrateurs des deux associations regroupées.
Lors de cette assemblée générale 2017, un nouveau conseil d'administration sera élu et les administrateurs élus le seront en fonction d'un tirage au sort pour 1, 2 ou 3 ans.
Les administrateurs élus ou réélus à partir de 2018 le seront pour une durée complète de 3 ans.
Article 10 - Rôle et pouvoirs du Conseil d'Administration
Le conseil d’administration est l’instance exécutive de l’association. Il assure la gestion de l’association et met en œuvre les décisions de l’assemblée générale.
Le conseil d’administration a notamment pour rôle de :
- mettre en œuvre les orientations décidées par l'assemblée générale,
- proposer les modifications statutaires à l’assemblée générale extraordinaire,
- arrêter le règlement intérieur de l’association,
- arrêter le projet associatif,
- animer la vie associative et le militantisme,
- voter le budget prévisionnel consolidé ou rectifié de l’association, ainsi que les budgets prévisionnels des établissements ou actions sous gestion contrôlée,
- décider de l’embauche du personnel de direction sur proposition du bureau,
- déterminer l’emploi des fonds associatifs disponibles, proposer l’acquisition, l’aliénation des immeubles répondant à l’objet de l’association,
- délibérer sur proposition du bureau, sur tout engagement financier ou tout emprunt compris entre le minimum relevant de l’autorité du directeur général et le maximum à partir duquel la décision en assemblée générale est nécessaire,
- arrêter les comptes annuels consolidés de l’association après avis du commissaire aux comptes,
- arrêter les comptes administratifs des établissements ou actions sous gestion contrôlée, accepter les libéralités entre vifs ou testamentaires,
- autoriser le président ou son représentant à ester en justice,
- d’une façon générale, prendre toutes les décisions qui ne relèvent pas de la compétence exclusive de l’assemblée générale ou de toutes autres autorités.
Le conseil d’administration pourra se doter et mettre en place des commissions thématiques permanentes ou temporaires en relation avec les missions et les orientations de l’association.
Article 11 - Réunion du Conseil d'Administration
Le conseil d’administration se réunit au moins 3 fois par an sur convocation de son président ou à la demande d’au moins un quart de ses membres.
Sauf urgence, le président convoque par écrit, par voie postale ou électronique, au moins huit jours avant la tenue de la réunion, les membres du conseil d’administration en précisant l’ordre du jour.
La présence du tiers au moins des administrateurs est nécessaire pour la validité des délibérations.
Chaque administrateur ne peut être porteur que d’un pouvoir.
Les décisions sont prises à la majorité des voix des présents et représentés. En cas de partage, la voix du président est prépondérante.
Le président peut inviter toute personne dite qualifiée, susceptible d’apporter un éclairage sur tout ou partie des points portés à l’ordre du jour.
Sauf décision de huis clos :
- Le directeur général de l’association participe au conseil d’administration avec voix consultative.
- Un représentant (titulaire ou suppléant) désigné par les instances représentatives du personnel participe aux réunions du conseil d’administration avec voix consultative.
- Un représentant (titulaire ou suppléant) des personnes accueillies participe aux réunions du conseil d’administration avec voix consultative.
Article 12 - Bureau
A l’issue de l’assemblée générale ordinaire annuelle, le conseil d’administration désigne en son sein un bureau composé au minimum de six membres dont :
- un(e) président(e),
- un(e) ou plusieurs vice-président(es),
- un(e) trésorier(e),
- un(e) trésorier(e) adjoint(e),
- un(e) secrétaire,
- un(e) secrétaire adjoint(e).
Le bureau peut s’adjoindre un ou des administrateurs délégués et toute personne à titre de conseiller technique.
Le directeur général de l’association participe au bureau avec voix consultative sauf décision de huis clos.
Le mandat de membre du bureau est renouvelable.
En cas d’empêchement du président, un des vice-présidents assure cette responsabilité.
Le bureau prépare les réunions du conseil d'administration dont il exécute les décisions et traite les affaires courantes dans l'intervalle des réunions du conseil d'administration.
Article 13 - Président(e)
Le président :
- veille à l’exécution des décisions prises par l’assemblée générale et le conseil d’administration,
- représente l’association dans tous les actes de la vie civile,
- représente l’association en justice tant en demande qu’en défense, pour former tous appels ou pourvois ou transiger. Il peut être remplacé par un mandataire agissant par délégation,
- rend compte au conseil d’administration des travaux du bureau, convoque et préside l’assemblée générale, le conseil d’administration et le bureau,
- signe les contrats de travail des personnels de direction,
- prend toutes les décisions qui ne relèvent ni de l’assemblée générale, ni du conseil d’administration.
Article 14 - Vice-président(e) ou Vice-présidents(es)
Les vice-présidents assistent le président dans ses fonctions et peuvent agir par délégation. En l’absence de celui-ci, et sur sa délégation, l’un ou l’autre des vice-présidents préside les assemblées et le conseil d'administration. L’un ou l’autre supplée le président en cas d’empêchement de ce dernier pour tout acte que celui-ci aurait eu à effectuer par fonction.
Article 15 - Trésorier(e)
Le trésorier suit le tableau de bord des finances de l’association et particulièrement celui de sa trésorerie, l’élaboration des budgets prévisionnels et l'exécution des budgets en cours. Il établit le rapport financier qu’il présente devant l’assemblée générale.
Article 16 - Trésorier(e) adjoint(e)
En cas d’empêchement du trésorier titulaire, le trésorier adjoint le remplace.
Article 17 - Secrétaire
Le secrétaire s’assure de la tenue des comptes rendus et de leur transcription dans les registres tenus à cet effet.
Il tient la liste des présents et veille à la validité des délibérations ainsi qu’à l’accomplissement des formalités légales.
Article 18 - Secrétaire adjoint(e)
En cas d’empêchement du secrétaire titulaire, le secrétaire adjoint le remplace.
Article 19 - Directeur(trice) Général(e)
Le directeur général assure le fonctionnement des établissements et services par délégation et sous l’autorité du conseil d’administration.
Il a seul autorité sur le personnel qu’il recrute et fixe l’organisation du travail dans les services ; l’étendue de ses pouvoirs et le niveau de ses décisions sont fixés par le document unique de délégation signé par le président et par l’intéressé.
Le directeur général peut, avec l’accord du président, qui en informe le conseil d’administration, consacrer une partie de son temps à l’animation d’inter-associations, d’unions ou de fédérations regroupant des associations ayant le même but que celui de l’association ARELIA.
Article 20 - Directeur(trice) Général(e) Adjoint(e)
Le directeur général adjoint assure et exerce l’ensemble de ses missions et responsabilités sous l’autorité et par délégation du directeur général dans le cadre des attributions fixées au sein du document unique de délégation.
Il est le remplaçant permanent du directeur général en cas d’empêchement de celui-ci.
Article 21 - Bénévolat
Le mandat d’administrateur est exercé à titre bénévole. Tout administrateur, dans le cadre de l’exercice de son mandat, est couvert par une assurance en responsabilité civile souscrite par l’association. Le conseil d'administration peut décider de rembourser à ses membres les dépenses engagées pour l’exercice de leur mandat.
